退職手続きについて理解して従業員を気持ちよく送り出そう!

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退職する女性

社員やパート・アルバイト従業員が退職を申し出たときは、雇用主としてはなんとか引き止めたいところです。しかし、職業選択は個人の自由ですから、それを阻止することはできません。

最近は会社側が辞めさせない「退職トラブル」が急増しているといいますが、これまでお店を支えてきてくれたスタッフならなおのこと無駄な争いは避け、快く送り出したいものです。

そのためにはどのようなことをすべきなのか、雇用主の立場で必要な手続きについて見ていきましょう。

退職のルールを知っておこう

退職時のルール

退職をするのは労働者の自由ですが、口頭で「辞めます」と伝えるだけでなく、「いつ退職するのか」がわかるように書面でも意思表示してもらうことが大切です。

多くの企業では、後任者の人選や仕事の引き継ぎに要する時間も考慮して「退職予定日の1か月前までに申し出ること」と就業規則に定めていますが、民法では「退職の日から起算して2週間(14日)前まで申し出ること」とされています。

退職に関する書面には「退職願」と「退職届」があります。「退職願」のほうは、「〇月〇日で退職したいのですが許可していただけますか」と伺いを立てるもので、上司には拒否権があり、本人もあとで気が変わったときは撤回することができます。

対して「退職届」のほうは、「〇月〇日で退職します」という確固たる意思表示です。上司が受け取った場合は申し出を受理したことになり、本人も撤回することができません。

どちらも法的に提出が義務づけられているものではありませんが、のちのちのトラブルを防ぐために「退職届」を提出してもらうのが慣例になっています。

以上は従業員側の「自己都合(一身上の都合)退職」の場合ですが、下記のようなケースは「会社都合退職」となり、退職届がなくても即時退職することが認められています。

●労働条件通知書の内容と実態が異なるとき(時間外労働の強要、有給休暇の取得拒否など)

●賃金の未払い、一方的な基本給の減額などがあったとき

●職場でいじめやパワハラにあい、勤務できなくなったとき

●店舗の移転などで通勤が困難になったとき

●雇用主から直接・間接的に退職の勧奨を受けたとき

●本人に非がないのに解雇されたとき

なお、本人の勤務成績が著しく悪かったり、法に抵触するような不祥事を起こしたりしたときは、30日前に予告するか、平均賃金の30日分を支払うことで解雇することができます。この場合は会社都合ではなく、自己都合退職になります。

自己都合退職と会社都合退職は、次に説明する「失業給付」にかかわってきますから、双方の違いをしっかり認識しておきましょう。

退職時に必要な手続きとは

退職手続き

従業員の退職が決まった場合、雇用保険や社会保険に加入しているときは次のような手続きが必要です。

雇用保険:離職票の作成・交付

事業主は、ハローワークに「雇用保険資格喪失届」を提出する義務があります。その手続きがすむと「雇用保険被保険者離職票」が発行されます。この離職票は、次の仕事が見つかるまで「失業給付」を受け取るために必要な書類です。

すでに本人の転職先が決まっているのであれば失業給付は受けられませんので離職票は不要ですが、本人が希望する場合は交付します。

また、59歳以上の退職者の場合は、希望の有無にかかわらず、交付しなければなりません。離職票には離職理由が「自己都合による退職」か「会社都合による退職」かを明記する欄があります。事業主が記載した理由に本人の異議がなければ「同上」と書くことになっています。

しかし、本人に非はなく一方的に解雇されたというような場合、事業主が「自己都合による退職」と記載すれば、本人は「異議あり」として正確な理由を申告することができます。

異議申し立てが認められると会社都合退職に変更され、「特別受給資格者」として次のような優遇措置を受けることができます。

●保険加入期間が短縮される……通常は過去2年間で12か月以上の加入期間があることが受給条件とされていますが、過去1年間で6か月以上あれば受給資格が得られます。

●給付制限がない……自己都合退職では7日間の待機に加えて3か月間の給付制限があるのに対し、会社都合退職の場合は申告から7日経った時点で支給が開始されます。

●受給期間が長くなる……年齢や加入期間によって受給期間は異なりますが、自己都合退職の2倍以上の日数になるケースが少なくありません。

ハローワークでは、事業主と本人の主張が食い違うときは事業所に確認の連絡を入れたり、場合によっては臨検(立ち入り調査)を行うこともあります。そうなると事業主のイメージダウンになりかねないので、会社都合と自己都合それぞれのメリット・デメリットを考えて慎重に判断する必要があります。

退職証明書:希望者に発行する

退職証明書は、退職者から請求があった場合に必ず作成しなければならない書類です。転職先が本人の在職期間や賃金、退職理由などを確認するために提出を求めることが多く、請求された場合はすみやかに発行しなければなりません。

これを拒否したり、正当な理由なく発行を遅らせたりすると、労働基準法違反となり、罰金を科せられる場合もあります。

書式の決まりはありませんが、退職者が請求しない事項については記載しないことになっています。

社会保険:資格喪失届

退職日から5日以内に「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を年金事務所に届け出ます。提出する際、健康保険被保険者証(健康保険証)を添付する必要があるので、本人から回収しておきます。

住民税:異動届の提出

給与から住民税を特別徴収(天引き)していた場合は、「給与支払報告に係る給与所得異動届」を翌月10日まで、本人の居住する市区町村に提出します。

返却するものと回収するものを整理する

回収書類

退職日までに本人から預かっていたものを返却し、本人に貸与していたものは回収します。

本人に渡すもの

  1. 健康保険被保険者資格喪失証明書
    在職中に加入していた健康保険から脱退したことを証明するもので、退職後、国民健康保険に加入する際に必要となります。
  2. 源泉徴収票
    退職した年の確定申告で必要になります。転職した場合は、転職先の会社に提出して年末調整をしてもらうことになります。
  3. 年金手帳・雇用保険被保険者証
    どちらも入社時に手続き終了と同時に渡すのが原則ですが、事業所で保管していた場合は退職日までに返却します。

本人から回収するもの

  1. 健康保険証
    健康保険には、退職してもそのまま2年間は同じ健康保険に加入できる「任意継続被保険者制度」があるので、本人がそれを望む場合は、保険証のコピーを取っておくように伝えます。申請手続きは本人が行うことになっています。
  2. 制服
    クリーニングをして返却してもらいます。
  3. 店から貸与した事務用品や備品など
    
ロッカーなどはきれいに掃除をして、カギを返してもらいます。これらは一覧表にして、すんだものにチェックを入れるようにしておくと返却忘れなどを防ぐことができます。

まとめ

退職手続き

職業選択の自由は憲法で定められた基本的人権の1つです。そこまで大げさに考えることはないのですが、辞めていく人にはそうせざるを得ない理由があるわけですから、いたずらに引き留めたりしないで、送別会を開いて盛大に送り出してあげたいものです。

そうすることで、今度はお客さまとして利用してくれるかもしれませんし、忙しいときは手伝いに来てくれるかもしれません。縁あって一緒に働いた仲間です。できる限り感謝の心で見送るようにしましょう。