シフト制とは?シフト表作成のポイントと便利なシフトアプリを紹介

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シフトを組む女性

飲食店を経営する上でアルバイトやパートの存在は欠かせません。しかし、アルバイトやパートの予定をしっかり管理して、毎日ちょうど良い人数でお店を回すのは、想像以上に苦労すると思っておくのが正解でしょう。少しでもスムーズにお店が回転するように、アルバイトやパートのシフト管理をわかりやすい「シフト表」にまとめておきましょう。

シフト制とは?

シフトを組む女性

そもそも「シフト制」とは、どのような制度のことを言うのでしょうか?

シフト制とは、勤務先が求める日時や曜日、または自分の都合に合わせてスケジュールを決めて働く働き方です。主に、従業員一人一人の出勤日や時間が決められている働き方のことを言いますが、中には、1日の勤務時間を3〜4人で交代しながら働く交代制のシフトで管理している飲食店もあります。長時間アルバイトが可能な人の中には、社員と同じくらいの頻度・勤務時間でシフトを組んでいる人もいます。高校生や大学生など短時間のアルバイトの方は、まとまったアルバイト時間を設けることが難しく交代制のシフトになることが多くみられます。主婦をしながらパートで働く人も、子供を保育園に迎えに行ったり、家事との両立があるため3〜4時間のパート時間を設けているかと思います。

店長やバイトリーダーなどがアルバイト・パートのスケジュールを集め、お店がしっかり回るようにそれぞれの勤務時間・勤務日数・作業能力などを考えながら最終的に「シフト表」としてまとめているのではないでしょうか。

シフトを出してもらう期限・期日を決めよう

シフトを決める期日

シフトを作成する上でよく問題になるのが、「期限があいまいでみんなのスケジュールがなかなか集まらない」「期日を守らない人がいてシフト作成が進まない」といったようなことではないでしょうか。シフトが決まらなければ、当然アルバイトやパートからも「シフト表はまだできませんか?」などと不満が漏れてくるでしょう。そのようなことを事前に防ぐためにも、しっかりとスケジュール・シフト希望を提出してもらう期限や期日をあらかじめ設けるようにしましょう。その際はシフト作成に入る日よりも2〜3日前に設定することがおすすめです。そうすることで早めから準備することができ、シフトを作成する時も焦ってうっかりミスなどを減らすことができます。

シフトを出してもらう期間を決めよう

シフトを決める期間

シフトを提出してもらう日数は、一般的に1週間ごとのシフト半月ごとのシフト1ヶ月ごとのシフトが多くみられます。

1週間ごとにシフトを提出してもらう場合のメリットは、アルバイトやパートは、1週間単位の予定を提出すればいいので、自分の細かいスケジュールを優先的に決めやすく、作成する側も1週間分なので作成しやすいと言われています。ただし、1週間ごとなのでアルバイトやパート側も、「先のシフトがわからない」というデメリットがあり、お店の人件費などの計算も1週間ごとにばらつきがでてしまうなど、利益管理が難しくなってくるというという意見もあります。

半月・1ヶ月ごとにシフトを提出してもらう場合のメリットは、お店側もアルバイト・パートも「先のスケジュールまで知ることができる」というところです。またお店側は全体の人件費を計算しやすいので、スムーズに経営するには半月または1ヶ月のシフトがおすすめです。ただし、アルバイト・パート側は半月・1ヶ月先の予定を前もって決めなければならないので、その点がデメリットと思う人もいます。また作成する側は先のことを見据えて先のシフトまで作成しなければならないので、売上予測をしっかりと行うことが重要となってきます。

こういったシフトに関することは、お店にとってもとても大切なことですので、アルバイトやパートが期限・期日を守りやすくなるように、面接の時点でしっかり伝達することがベストです。面接の時点で曖昧にしてしまったり、適当にしてしまったりすると、後々お店の運営にも繋がってくるので気をつけましょう。

シフト表を作るポイントは「見やすい」「使いやすい」

ポイント

では、従業員全員が常に見ることの多いシフト表を作る際は、どんなことに気をつければ良いのでしょうか?そのポイントをご紹介します。

見やすく、分かりやすく、シンプルに!

シフト表は何より「見やすさ」が一番大切です。極力シフトミスを無くすためです。誰がどこで見てもすぐに『いつ』『誰が』『何時から何時まで』の勤務なのか分かるようにしておかなければなりません。字が小さすぎたり、細かすぎてしまうと見落としの原因にもなってしまいます。誰もが見やすいシフト表を心がけることが大切です。また、社員にしかわからないような記号などを使った分かりづらいシフト表はなるべく避けるようにしましょう。シフト表を見て、考えないと分からないようなものではなく、誰でもパッと見ただけですぐに分かるようなシンプルな作りにしておくのがベターです。

もしエクセルなどで作成して紙で配るのであれば、できるだけカラーにして見間違いが起こらないようにしましょう。シフトが入っていない日は斜線を入れておくなどして、シフトが入っている日と入っていない日を明確にしておくことをおすすめします。おしゃれで可愛いシフトなどもいいですが、極力簡素で余計なことを入れない作りにすることで、お店の運営に直接影響が出てしまう出勤ミスなどを減らすことができます。

エクセルテンプレートが便利!

もしパソコンを使ってシフト表を作成するのであれば、「エクセルのテンプレート」が便利です。テンプレート自体は無料で使えるものも多数あるので、シフト形態に合わせたテンプレートを使用して作成に役立ててみるのがおすすめです。

シフト作成がアプリで簡単にできる!?

シフト作成はアプリで簡単に

最近では「紙にするよりもミスが少なく、みんなが見やすく管理もしやすい」と言われているシフト表を作成できるアプリがあります。日本人のほとんどがスマートフォンを持っている時代になったので、使いやすいアプリを友好的に使うのはとてもおすすめです。今回は特におすすめのシフト作成アプリケーションを紹介します。

シフトボード

シフト管理と給料計算が便利なバイトアプリです。「とにかくシンプルなアプリがいい!」という方はこちらのシフトボードがおすすめです。シフト管理はもちろん、給料計算までしてくれるので、アルバイトやパートはもちろんシフトを作る側もとても楽にシフト作成・管理することができます。操作もシンプルなのでとても簡単です。毎月のシフト追加があっという間にできる上、グループを作ればシフトの共有や連絡も簡単にできてしまう優秀アプリです。

シフト手帳

シフト管理と給料計算のアプリです。飲食店のシフト管理ならこのアプリがおすすめです。あらかじめシフト・パターンを複数登録しておけば、1ヶ月のシフト表を簡単に作成できます。またシフトの登録には休憩やアラームなどの通知設定も可能という嬉しい機能も付いています。休憩時間の登録で実労時間が割り出せるので、1ヶ月の勤務時間もきちんと表示されます。分かりやすいようにシフトの表示に色をつけることもできるので、見落としもしづらく、直感的に使える便利なアプリです。

ナスカレ

看護師用のシフト表です。ナースのシフト共有カレンダーアプリのナスカレは、日勤・夜勤・明け・休み・早番・遅番などのスタンプが充実。もともとはシフト管理が細かい「ナース」のために作られたアプリです。もちろん飲食店でも使えるので、細かめのシフトを作成したい場合はとてもおすすめです。シフト情報をスタンプ感覚でポンポン入力できるので、アプリ初心者でも簡単に使いこなせることができます。

このようにシフトを作成する側も、シフトを配られる側も便利なアプリを活用して、ぜひこれからのシフト作成に活かしてみて下さい。

まとめ

女性スタッフ

いかがでしょうか。

飲食店にとってとても大切なシフト作成。シフト管理をしっかり行っていれば、従業員の急な休みなどにも柔軟に対応することができます。どんな従業員が見ても見やすく分かりやすいシフトを作成して、一人一人が責任を持ってシフト管理できるように努めていくことが何より大切となります。