POSとは?店舗運営に必須のレジシステムの種類や機能、導入のメリット

小売・飲食

現在、多くの小売業店舗でPOSが普及されています。店舗でタブレット型の端末が利用されているのを見かけることも多いでしょう。そのような利用方法も、POSの活用例のひとつです。従来のレジに変わる最新システムとして、POSが導入されています。実際に、POSとはどのようなソリューションで、どのように活用されているのでしょうか。こちらでは、POSの概要や、導入によるメリット・デメリットについてご紹介します。

POSとは?

POSとはなんなのでしょうか。以下では、言葉の意味や役割・できることなど、POSの基本的な情報についてお伝えします。

POSの意味

POS(ポス)は「Point of sale」を略した言葉であり、日本語では販売時点情報管理と訳されます。商品が購入されたタイミングで、単品単位で売上実績を集計し、管理することを指す言葉です。「POSレジ」「POSシステム」などと呼ばれることもあり、どれも意味に大きな違いはありません。

POSの役割

POSは、会計時に商品ごとのバーコード(JANコード)を読み取ることで、さまざまな情報を瞬時に取得できます。具体的には、商品カテゴリー、商品カテゴリー、商品名、価格といった情報を取得可能です。取得した情報をもとに、いつ、どのような商品が、いくらで、何個売れたのか、といった販売情報を記録しておきます。また、バーコードの読み取り時に購入者の情報を紐づけて記録できる点も特徴です。年齢層、性別、決済手段といった情報を記録しておくと、消費者の属性に応じた購買傾向がわかります。また、こうした販売データはマーケティングに役立てることもできます。

このように、店舗の業務効率を向上させるのがPOSの中心的な役割です。現在はクラウドを採用したPOSが中心であり、データはインターネット上のサーバーに保存されます。

POSの種類

POSにはいくつかの種類があります。それぞれ特徴があるため、現場に応じた選択が必要です。代表的なPOSの種類とそれぞれの特徴についてお話しします。

筐体(きょうたい)一体型POSシステム

筐体(きょうたい)とは「機器が内蔵された箱・外装」を指します。店舗において顧客からの支払いを受ける場所に置かれる筐体がレジスターです。このレジスターと一体になったPOSシステムを「筐体一体型POSシステム」と呼びます。「ターミナル型POSシステム」という呼称も一般的です。

導入するだけで、必要な機能がすべて揃うのがポイントです。カウンターを備えた大型機種からテーブルの上に置ける小型機種までさまざまな種類があり、店舗の環境に応じて選択します。

パソコンPOSシステム

パソコンPOSシステムは、パソコンにPOSアプリケーションをインストールしてPOSの機能を持たせたものです。仕様はシステムによって異なりますが、基本的に使用するパソコンはOS、メーカー、型式などに左右されません。パソコンを交換しても同じシステムを継承できます。

タブレットPOSシステム

タブレットPOSシステムはタブレットに専用のアプリケーションをインストールしてPOSの機能を持たせたものです。専用のシステムを組まずに店舗でPOSを導入できます。筐体やパソコンと比較して軽量でスペースを取らないため、小型の店舗でも簡単に導入できる点がメリットです。

POSの主な機能

POSはさまざまな機能により店舗の業務を支えます。搭載機能はサービスによって細かく違うため、どの機能が店舗に必要なのか慎重な判断が必要です。以下では、POSに搭載される代表的な機能をご紹介します。

売上管理に関する機能

・売上登録機能
POSの代表的な機能といえるのが売上登録機能です。バーコードから読み取った、もしくは手入力した情報をデータベースに登録され、一元管理できます。記録した情報は、売上の動向確認に役立ちます。

・釣銭計算機能
顧客から受け取った金額を入力し、釣銭を計算します。紙幣・小銭の投入できる機器をオプションで導入することで、釣銭の計算・返却を自動化することも可能です。

・決済機能
現在は現金決済以外の決済方法に対応している店舗が当たり前になりつつあります。販売機会を逃さないためには、幅広い決済方法に対応することが重要です。多くのPOSでは、クレジットカード・電子マネーでの決済が可能になる周辺機器がオプションで提供されています。

・売上分析機能
POSには、記録してある過去の売上データをグラフなどで見える化する機能が実装されています。売れている商品と売れていない商品、セットで購入されやすい商品などの分析に役立ちます。

・売上ジャーナル機能
国税庁による税務調査が入った際には、過去の売上情報が記載された売上ジャーナルを提出しなければなりません。売上ジャーナルは、7年間の保管が義務付けされています。POSでは、システム上でこのジャーナルを管理できます。

商品管理に関する機能

・商品情報登録機能
システム上で、商品カテゴリーや名称、価格、メーカー名、型番といった情報を登録できます。基幹システムに登録したマスターデータをPOSシステムに連携するのが一般的です。売上データと統合されているため、顧客の購買傾向を把握できます。

・在庫管理機能
商品の登録時点で、数量のデータも記録されます。売上や仕入れに応じてデータの内の在庫も更新されるため、効率的に在庫管理が可能です。棚卸の作業も効率化されます。システムによっては、複数店舗の在庫を管理することもできます。

・注文管理機能
在庫が減少してきている商品があると自動的にアラートが発信されるように設定できます。そのため、在庫切れを防止することが可能です。

・顧客情報登録機能
会計時に年齢や性別、購買履歴などの顧客情報を登録できます。顧客情報を収集し分析することで、顧客満足度を向上させる施策の立案に役立てられます。

・予約管理機能
POS上で顧客からの予約を管理できます。顧客が来店したタイミングで予約状況と照会が行われるため、スムーズに案内可能です。飲食店やサロンなどで活用されています。

・ポイント管理機能
顧客に対して付与しているポイント情報をシステム上で管理できます。ポイント情報は売上情報との紐づけも可能です。どの顧客が、どの商品に対してポイントを活用しているのか確認できます。

顧客管理に関する機能

・顧客情報登録機能
会計時に年齢や性別、購買履歴などの顧客情報を登録できます。顧客情報を収集し分析することで、顧客満足度を向上させる施策の立案に役立てられます。

・予約管理機能
POS上で顧客からの予約を管理できます。顧客が来店したタイミングで予約状況と照会が行われるため、スムーズに案内可能です。飲食店やサロンなどで活用されています。

・ポイント管理機能
顧客に対して付与しているポイント情報をシステム上で管理できます。ポイント情報は売上情報との紐づけも可能です。どの顧客が、どの商品に対してポイントを活用しているのか確認できます。

POSを導入するメリット・デメリット

POSの導入によってさまざまなメリットが得られます。一方、同時にデメリットも知った上で導入を検討することも大切です。POSの導入によるメリット・デメリットをご紹介します。

メリット

・会計業務の効率化につながる
店舗において必ず発生するのが会計業務です。手入力による会計では、データを打ち間違えるおそれがあります。また、入力の作業は煩雑であり、スタッフの負担になるほか、顧客に待ち時間を強いることになるため、好ましくありません。

POSでは、バーコードを読み込むだけで商品情報を取得できるため、手入力よりも短い時間で会計できます。受け取った代金の額を入力すると釣銭の額が計算されるため、支払いの処理も効率的です。こうしたメリットにより、顧客・スタッフそれぞれのストレスを軽減できます。

・最適な在庫量を把握できる
在庫の調整は店舗にとって神経をつかう業務のひとつ。在庫を過剰に抱えると、無駄な管理コストが発生してしまいます。対して、在庫不足の状態では、品切れによる販売機会を逃してしまうことも少なくありません。

POSシステムにはすべての販売実績が記録されるため、何が売れている/売れていないのかがデータとして可視化されます。そのため、販売状況に合わせて在庫の調整が可能です。上述したような機会損失の防止や在庫を抱えるリスクの減少につながります。

・人員計画を立てやすくなる
店舗に必要な従業員の数はタイミングによって変わります。通常の人数では、繁忙期に対応できないことも考えられるでしょう。また、従業位の数に対して顧客が少ない場合、リソースを持て余してしまいます。

POSでは日別・時間帯別の売上の傾向から、タイミングによって必要になる従業員の数がわかります。忙しいタイミングを予想して、あらかじめ十分な数の従業員を用意しておくことが可能です。それほど忙しくないタイミングもわかるため、人件費の削減にもつながります。

デメリット

・導入にコストや手間がかかる
導入するPOSの種類によって差はあるものの、一定の初期コストがかかります。また、POS機能は原則として通信を利用するため、ネットワーク環境の構築も必要です。ネットワークがない現場の場合は、環境構築のためのコストも負担しなければなりません。

導入した時点ですぐに業務に活用できるとは限らない点にも注意が必要です。従業員がPOSの操作方法を覚えるための手間がかかります。

POSが活用できるようになると店舗業務においてさまざまな効率化が実現されますが、上述したコストや手間を踏まえ、どの程度で回収できるかシミュレーションしておくことが大切です。

・通信ができないと機能が制限される
POSは通信できることが前提のシステムです。災害や障害発生、停電など、通信できない状態になると、POSの機能が使えなくなるおそれがあります。来店する顧客に対しては、そうした緊急時でも対応しなければなりません。

そのため、通信が使えないときの代替策を用意しておく必要があります。オフラインでもできる会計処理、紙による定期的な在庫情報の出力など、POSが使用できない状況を想定した準備をしておきましょう。

店舗業務の課題はPOSの導入で解決

店舗にさまざまなメリットをもたらすPOSについてご紹介しました。レジ業務はもちろん、経理や顧客分析、在庫管理なども効率化されます。飲食店や小売店にとって強力なサポートになるツールです。一方で、導入の際にはコストや手間がかかるため、慎重な判断が求められます。

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