POSシステムのメリットとデメリットは?会計業務を効率化して便利に!

小売・飲食

POS(Point of sale)は「販売時点情報管理」とも呼ばれ、店舗での売上を商品ごとで集計することです。現在は、一般的にアプリやソフトウエアなどのPOSシステムが使用されています。iPadなどのタブレット型端末が採用され、小売業をはじめ多くの業界にとって身近になったPOSシステム。多くの導入メリットから評価されていますが、一方でデメリットがあることについても知っておかなければなりません。こちらでは、POSシステム導入のメリット・デメリットについて、徹底解説します。

POSシステムを使うメリット

POSシステムは多くのメリットから、多数の小売店に導入されています。以下では、POSシステムを使う主なメリットをご紹介します。

商品や売上に関するデータを集計できる

代表的なメリットといえるのが、商品や売上に関するデータを集計できる点です。POSシステムを使う際は、一般的に各商品にバーコードを付けます。会計時にこれらのバーコードを読み取ることでさまざまな情報を取得可能です。

バーコードから取得できる情報の例として、商品名、価格、売れた個数、売れた時間などが挙げられます。取得した情報は販売戦略の策定に活用できます。商品の売れ行きに応じた発注量の調整や、割引といった施策も、POSシステムで蓄積したデータを分析することでベストなタイミングで実施できるでしょう。

ネットワーク環境を利用したクラウド型のPOSシステムを利用すれば、異なる店舗間で売上管理や在庫状況の管理を行うことも可能です。複数店舗を展開している事業者が、各店舗の状況を把握するために利用しています。

集計した売上データは、マーケティング施策を打つ際に参照されることもあります。AIが売上データを分析してくれるPOSシステムも近年では少なくありません。

業務を効率化できる

POSシステムを導入している現場では、商品のバーコードを読み取ることで会計処理を行います。商品の金額や個数、商品名などを手打ちする必要がないため、会計が効率的です。また、顧客一人ひとりに対応する時間が短くなるため、混雑時でもスムーズな会計が期待できます。この点は、店舗だけではなく顧客にとってもメリットといえるでしょう。

従業員の勤怠管理機能やセルフレジへの対応など、POSシステムによって効率化できる業務は変わってきます。現場の課題とマッチングの良い特徴を持つPOSシステムを導入するのがポイントです。

ヒューマンエラーを防げる

手打ちによるレジ作業では、打ち間違い・打ち忘れなどのミスが起こる可能性があります。締め作業で金額が合わないことがわかった場合、さかのぼって会計の履歴を確認しなければなりません。POSシステムには売上の集計や精算を自動で行う機能があり、こうした人的なミスを減らすことができます。ミスによる損害を防止できる他、スタッフの負担も軽減可能です。

POSシステムを使うデメリット

POSシステムを導入する際には、メリットだけではなくデメリットがあることも知っておかなければなりません。以下では、代表的なデメリットをご紹介します。

POSシステムを導入する際にコストがかかる

POSシステムを導入する際には、コストを負担しなければなりません。一般的なPOSシステムの初期費用は50~100万円です。サービスによっては、初期費用の他、月額料金も発生します。

導入によってレジ業務の効率化を実現できるのは確かですが、こうしたコストが発生する点については検討が必要です。POSシステムのコストは、機能の充実度に比例します。多機能なPOSシステムは幅広く活用できますが、現場で使わない機能が多い高コストなPOSシステムを導入する必要はありません。

タブレット端末を使用するPOSシステムなど、比較的安価に導入できるものもあります。また、0円で利用できるお試しプランを展開しているサービスもあるため、導入前に使用感を確かめたい場合はおすすめです。

また、条件に該当すれば、補助金を受け取り、導入費用を補填することもできます。コスト面からPOSシステムの導入を先送りしている場合は、利用できる補助金制度がないか探してみましょう。

豊富な機能の使い方を覚える必要がある

POSシステムを搭載したレジは、従来のレジと比べて機能が多様化しています。使いこなすためには、システムを理解する必要があります。実際に使用するのは現場のスタッフのため、スタッフに対する教育や研修を運用開始前に行わなければなりません。

要件に対して目的に合っていないPOSシステムを導入すると、機能の過不足が起こる可能性があります。一口に「POSシステム」といっても、開発事業者によって機能・使用感・ユーザーインターフェースはさまざまです。どんなシステムが現場に合っているのか吟味した上で導入するシステムを決めましょう。

POSシステムを活用してできること

POSシステムを使うことで、どんなことを実現できるのでしょうか。店舗で一般的な課題に対し、POSシステムがソリューションとなる例をご紹介します。

複数の店舗情報の一元管理

POSシステムは複数店舗を展開している事業者にとって非常に有益です。多くのPOSシステムではクラウド上でデータが共有されるため、各店舗の売上情報などを一括で管理できます。店舗ごとに行っていた売上情報の集計作業が不要になり、業務が効率化を実現可能です。店舗をまたいだ在庫管理などに役立ちます。

キャッシュレス決済の実現

POSシステムを搭載したレジは一般的に、クレジットカード決済や電子マネー決済にも対応できます。現在は、出勤の手間や財布が重くなるストレスから、現金を使う人が徐々に少なくなっている状況です。多く店舗が、現金以外の支払い方法への対応を始めています。

キャッシュレス決済に対応することでより多くの顧客の来店につながる可能性があります。現金しか使えないことが理由で来店しなくなるケースも考えられるため、POSシステムの導入は機会損失の防止にもつながるでしょう。

POSシステムを利用するためには、対応レジスターやアプリをインストールした端末が必要になります。キャッシュレス決裁を実装する場合は、他にもカードリーダーなどの機器が求められます。

現場に適したPOSシステム導入して業務効率を向上

POSシステムは、有益な情報の収集、会計業務の効率化、ヒューマンエラーの防止など、多数のメリットから、小売店や飲食店にとって非常に有益なITツールです。従業員が操作を覚えさえすれば、すぐにその恩恵を享受できるでしょう。一方で、現場に定着するまでには、少なからず時間がかかります。また、アプリの使用料として発生するコストもデメリットです。教育の手間やコストを抑えるためにも、現場に適したPOSシステムを慎重に選ぶのが肝要といえます。POSシステムを導入する際は、仕様をくまなくチェックし、場合によっては無料のトライアルを利用して、現場の業務効率化につながる製品を選びましょう。