オーダーエントリーシステムとは?飲食店がハンディターミナルとセットで導入するメリット

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キッチン伝票

オーダーエントリーシステム (Order Entry System) とは簡単にいうと、手書きの伝票で行われていた注文や連絡などをデジタル化して使用できるシステムです。従来のPOSシステムを拡張して、バックオフィスでも情報共有できるようにしたものといってもいいでしょう。飲食店のテーブルにある呼び出しボタンや、店員さんが注文を受ける際に使用している端末をイメージしていただければわかりやすいのではないでしょうか。

また最新のシステムの場合、ハンディターミナルの代わりにスマートフォンを利用してクラウドシステムに対応したオーダーエントリーシステムも登場しています。飲食店ならば、お客様のご注文を端末(ハンディターミナル)に入力して、即座に厨房のオーダープリンターで打ち出して注文を完了させると同時に、その情報から会計処理、売上情報確認、経理処理や在庫確認までコンピュータでリアルタイムに処理できます。

今回は、オーダーエントリーシステムでどのようなことができるようになるのか、また、飲食店で導入するメリットをご紹介します。

オーダーエントリーシステムでできること

飲食店で活躍するオーダーエントリーシステムは、呼び出し~注文~受注~調理~配膳~会計までを一括管理するもので、経理や在庫管理にもデータを送り、情報共有ができるようになります。このシステムを導入すれば、それぞれの作業時間が大幅に短縮するだけでなく、ヒューマンエラーを激減させることができます。また、お客様にも素早く正確な料理を提供することもできます。

ハンディターミナルとの連携

オーダーエントリーシステムは、片手で注文や指示の入力ができる「ハンディターミナル」と呼ばれる端末と連携するのが一般的です。ターミナルによって機能には差異があり、用途によって使い分けることが可能です。たとえば、ハンディターミナルにオーダーを入力すると、厨房内の連携しているプリンターからオーダーシートが出てくるものや、厨房内のモニターにオーダーが表示されるものなどがあります。導入時には、大きさ、重さ、操作性、メニュー改変時の情報変更が簡単かどうかを基準にして選ぶようにしてください。

手書き伝票の問題・課題

飲食店では、従来はすべて手書きの伝票でホールとキッチンのスタッフ間の意思疎通を図っていました。アナログが当たり前だった時代には、下記のような問題点・課題は当然のことでした。

  • 書き間違いや読み間違いの発生
  • 伝票をホールからキッチンに直接届けなければならないため作業が非効率になる
  • 会計時に伝票を見ながらレジ打ちするため時間がかかり、打ち間違いが発生

経営者にとって悩ましいこのようなミスや手間が激減させるのがハンディターミナルを利用したオーダーエントリーシステムです。さらに詳細を見てみましょう。

飲食店でオーダーエントリーシステムを導入するメリット

ハンディターミナルを使ったオーダーエントリーシステムがもっとも活躍するのは飲食業界といってもいいでしょう。多くの個別オーダーを受け、それを正確に厨房に伝え、短時間で注文品をテーブルに届ける。こんな煩雑な作業もオーダーエントリーシステムならノーミスでやってくれます。具体的なメリットをリストアップしてみましょう。

1. 回転率の向上

注文を取るたびに厨房へ行き、オーダーを通すという手間が省けるため、提供時間が短縮され、クレームがつきにくくなります。その結果、滞在時間の短縮につながりピーク時を中心として回転率を上げることが可能になります。しかも、テーブル利用状況や、来店人数、客層把握などもハンディターミナルから情報が共有化できるようになります(機種による)。

2. 迅速な商品提供

前述のとおり手書き伝票と比べ、ハンディターミナルに入力するだけなので注文時間を劇的に短縮できます。また、商品名も統一で記載されるのでオーダー内容に個人差が出ません。

3. オーダーミス防止

手書き伝票で頻発する記載ミスがなくなり、オーダーミスが大幅に減少します。ちなみに、入力後に確認のためにオーダーリストを読み上げるようにすれば注文ミスはほぼゼロに近くなります。同時に、厨房でも注文の順番、品名、注文数などが明確になり、調理ミスと誤配が大幅に減少します。また、日本語を書くのは苦手だけど、読むのは大丈夫な外国人スタッフでも操作方法だけ覚えれば利用できるため、短い研修期間で現場に立てるようになるのもメリットのひとつです。

4. 人件費削減

注文から在庫管理まで煩雑な作業が一元化できるため、特に発注や経理を担当するスタッフの労働時間削減が実現できます。

5. レジ会計の迅速化・不正防止

バーコードを読み取れるPOSレジと連動させることによって、オーダーエントリーシステムと連携した機器から印刷した伝票で会計ができます。また、機器によっては直接データを送信し会計を行ったり、テーブル番号毎に、レジで会計情報を呼び出すこと等が出来ます。その為、注文内容を打ち直したり計算したりする必要がなくなり、お客様を待たせない迅速な精算が可能です。もちろん会計の打ち間違えもなくなり、お客様の信頼にも繋がります。

更に、オーダーエントリーシステムのデータをそのまま使用し、POSレジで操作ログを記録することで会計時の不正を防ぐこともできます。

不正防止について詳しくは「飲食店での不正防止は必須!従業員の不正を未然に防ぐために経営者ができる対策とは」をご覧ください。

オーダーエントリーシステムでスタッフの業務の効率化とサービスの向上を

メニュー数が少なく規模が小さいお店であれば、スタッフの小回りがきくためオーダーエントリーシステムは必要ないかもしれません。しかし、ある程度の規模で展開または拡大を目指しているのであれば、早い時期から導入計画を立てておいたほうが得策です。早い段階であるほど、メニューの初期設定などのイニシャルコストは少なく済みます。さらに手書きの伝票を管理するよりも、データとして蓄積してPOSレジと連携すれば瞬時に経営状況が把握でき、迅速な対応が可能になることを考慮にいれれば、長期的なトータルの収益率は高くなると予想できます。POSレジについては「POSレジとは?システムの機能と、飲食店が導入すべき5つのメリット」で解説しています。

業務の効率化は、結果的にお客様への最上級のおもてなしを可能にし、売上向上へと繋がります。スタッフの作業ミスが多い、サービスの質を上げたいと考えているのであれば、ぜひ導入を考えてみてはどうでしょうか。