個人事業主向け!経費となるもの、ならないものについて知っておこう

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経費を計算するイメージ

飲食店経営者の方の中には、個人事業主の方も多いのではないでしょうか。個人事業主の方にとって経理処理や毎年の確定申告は大変な作業です。経理がよく分からない場合でも、放置できることではありません。

今回はそんな個人事業主の方必見!経費になるもの、ならないものについてご紹介します。

経費とは

百円と小銭入れ

商売を行えば必ず発生する経費ですが、商売では商品やサービスを売るという行為があり、これに伴って、仕入れや人件費、家賃、事務用品など多くの費用が発生します。これらの商売をする、事業を行う過程で発生した費用が経費です。

個人事業主の方で、個人の生活に関連した費用と商売や事業で発生した費用を一緒にしてしまっている方もいます。この個人の生活に関連した費用は経費にはなりません。これが原則ですが、厳密に区分けをしようとすると結構難しく、悩ましい問題となります。 区分けの方法には一定のルールがありますから、それを学習しておきましょう。

経費を使う、とか経費で落とす、などの言葉がよく聞かれます。個人の財布から飲み代や交通費を払っても、単に財布の中の現金が減るだけですが、商売や事業の中で飲み代や交通費という費用を払った場合は、経費というコストになります。コストが多ければ利益が減ります。利益が減れば収めるべき税金が減るということになります。

経費を使う、経費で落とす。という言葉は、税金を少なくしようという意志が働いているわけです。したがって、何が経費で、何が経費ではないかが分かっていないと、効果的な節税対策ができません。

なぜ経費申請、精算する必要があるのか

印鑑と領収書

経費申請兼仮払い申請から仮払いの精算手続きまでの過程は、税務調査があった時に、重要な経費支出根拠となります。また、精算することによって、はじめて使った費用が経費としてカウントされ、原価計算の1部として使われます。

例えば、立替費用や出張の時に使う費用、お客様との飲食費(接待交際費)、会議費、研修費、事務用品費などの経費です。

立替費用はすでに使ってしまった後なので、精算だけが残ります。その他の費用はあらかじめ、使用目的などを明記した経費申請書に仮払い申請書を添付して、経理又は上司に提出し許可を取ります。その後、精算書を作って、領収書及び費用支出の証拠となる資料などを添付し、仮払いの金額以内であれば差額を返却し、不足していれば精算時に補填してもらいます。これが一般的な仮払い・精算システムですが、個人事業主の場合は、申請して仮払金を受けることは少ないと思われますが、個人の財布から直接支払いを行っても、後で必ず精算は行わなければなりません。

精算を行うことによって、経費となり、損益計算書の販売費一般管理費の1部となります。

また、確定申告の時には経費申請して、経費として認めてもらう手続きがあります。経費として認めてもらえるかどうかで、税額が異なってきますので重要な申請となります。経費申請は経費算入で行います。確定申告は納税者自らが行う申告ですから、事業主自ら、経費はこのように使いましたという根拠は領収書となります。

あるいは住居などの共有部分があれば、事業用として40%、居住用として残り60%で、電気、ガス、水道の料金はこのように按分しましたので経費として申請してあります。 このように税務署に対する経費申請は、直接税金にからんできますから必ず行わなければなりません。

個人事業主必見!経費になるもの、ならないもの

まるばつフリップ

一般的には次のように分類できます。

経費になるもの

租税公課、旅費交通費、広告宣伝費、外注費、水道光熱費、消耗品費、修繕費、荷造り運賃、利子割引料、損害保険料、家賃、通信費、福利厚生費、給料賃金、雑費、など。

経費にならないもの

事業主の給料、敷金、健康診断費用、事業に関係のない費用などです。

事業主の給料が経費として認められない、ではどうするのがいいのでしょうか?法人は役員報酬という科目で認められていますが、個人事業主にそれに該当するものはありません。

ではどうするかといいますと、確定申告の時に、申告書の所得控除の欄に給与相当額を記入することになっています。「(控除前)所得」となっています。ここに正味の利益+自身の給与相当額を記入します。つまり儲けの一部というわけです。 上記に経費になるもの、ならないものを上げましたが、他にもご紹介します。

〇自宅を事業用として使っている場合は、家賃は経費になります。全部ではなく、事業用で使用している面積分だけとなります。按分計算した資料が必要です。

〇自宅で共用している電話代、携帯電話代も事業用で使った分は経費です。按分比の根拠が必要です。

〇光熱費、水道代、電気代、ガソリン代、なども按分計算すれば経費として認められます。

〇車両などの減価償却費も経費ですが、按分が必要です。

〇スーツやメガネ、靴などは経費になりません。

〇忘年会費は経費です。2次会費用は経費になりません。

〇会議費は経費です。事業に関係あることを示す証拠が必要です(パンフレットや案内書)。

〇個人事業主の生命保険料は経費になりません。

まとめ

領収書とスマホとカード

いかがでしょうか。

大雑把に言えば、仕事に関係する費用は何でも経費ということです。たとえば、仕事に関係する目的を持った研修旅行は立派に経費となりますが、いちご狩りツアーの旅行費は経費になりません。また、経費とするには領収書が原則必要となるので、しっかり管理しておきましょう。