業務効率化で利益アップ!?勤怠管理システム導入するメリットとは

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システムイメージ

勤怠管理システムという言葉が近年、企業用語として聞かれるようになりました。これは、複雑化、多様化する現代の就労スタイルの即座に対応し、業務の効率化をはかるシステムです。

では、具体的に、勤怠管理システムとはどのようなもので、どういったメリットがあるのでしょうか?

勤怠管理システムとは

人材データベース

勤怠管理システムとは、社員などの従業員の出退勤の時間を管理するシステムの事です。勤怠管理システムを導入することにより、従業員の勤務時間や残業時間、欠勤の管理などを行うことができるようになります。コンピューターに入力されたデータに基づき、欠勤や休暇、給与などの計算を自動的に行います。

勤怠をExcelなどを使って手入力で管理することもありますが、報告内容が個人に委ねられてと、大規模な企業ではデータ集計に時間がかかるなど、従業員数がそのまま管理部の負担になるため、業員数が多い大企業に於いては、導入されていることが多いシステムです。

最近ではICカードや生体認証システムを用いて入退室管理システムと併用することによって、従業員の勤務時間等の入力や報告の手間を省きつつ、正確な勤怠管理が可能となりました。また、クラウド型サービスを導入することによって、遠隔地にある支社などの勤怠も本社で一元的に管理することも可能です。

勤怠管理システム導入で業務効率化を実現

パソコンで作業する女性

昨今ではサービス残業や長時間労働が大きな社会問題となっていますので、企業はこれまで以上に厳格な勤怠管理を行う必要に迫られてきました。

従来の紙やExcelを使った勤怠管理では、日々の労働時間を正確かつリアルタイムに把握することは困難になってきており、また労働基準法などの改正への対応も遅れてしまいます。

そのため、ASP型システムなどのコンピューターを使った勤怠管理システムを導入することで、煩雑で膨大な時間と労力がかかる勤怠管理を効率化し、多様な就業スタイルにも対応して、業務の効率化を図る企業が増えてきたわけです。

従業員の日々の労働時間の正確かつリアルタイムな把握が可能となり、残業時間の削減に取り組むことが可能となります。また、ASP型システムなどのような、インターネット上のプラウザを使用した勤怠管理システムだと、最新の法律に合わせたバージョンアップが行われるため、法改正へ確実な対応ができます。 次に、労働時間など各種データの加工の手間が減り、勤怠管理および給与計算の効率化を図ることができるのです。

残業や深夜割増も自動計算!

パソコンと電卓

労務問題と特によく挙げられる問題が、残業代の未払いなどのトラブルです。特に飲食店は、営業時間の関係から深夜残業時間になることも多いのではないでしょうか。

勤怠管理システムを導入することで、残業手当や深夜残業代の計算も自動で行えるようになり、労働者も安心して業務に集中でき、業務の効率化も図られます。

たとえば、以下のような残業代の計算を人間が行うとかなりの労力と時間を必要とします。

基本的な残業手当の計算方法は、標準では、「割増基礎 ÷ 所定労働時間(月平均) × 1.25 × 普通残業時間」になっています。 また、法定内の残業は、割増率1.25は必要ないため、「法定内残業手当」を使って別途計算する必要があります。 また、深夜残業(22時以降)した場合には、深夜割増率分別途支給が必要になるため、「深夜残業手当」の計算も必要になります。 次に休日手当についてですが、就業規則上、例えば、日曜日を法定休日にしている場合には、実は土曜日と日曜日の休日出勤でも違う計算しなければなりません。 なぜなら、日曜日の休日出勤は「法定休日手当」で、土曜日の休日出勤は、「所定休日手当」で計算しなければならないからです。

こういった計算をコンピューターで自動計算することで、大幅な業務効率化が望めるわけです。

勤怠管理システムは従業員の不正防止も可能

セキュリティ

勤怠管理システムのメリットは、勤務時間の改ざんといった、従業員の不正防止にも役に立ちます。

従来のタイムレコーダーではスタッフの打刻時間に関する改ざんや不正が起こることがあり、勤怠管理システムはそれができない仕組みになっています。タイムレコーダーの不正は様々あります。タイムレコーダーでよく見られる不正改ざんの一つに、時刻の修正があります。

例えば、本来出勤するべき時間に間に合いそうになく遅刻扱いになりそうな時に、タイムカードの時刻を改ざんすることにより、通常通りに出勤したように見せかけるやり方です。また、別の人に代理でタイムカードを打刻してもらうという不正もよく聞かれます。タイムカードは基本的に出社時と退社時に自分のものを押すのが基本なのですが、やはり遅刻などで出社時刻に間に合いそうにないなどの理由で、既に出社している社員などに、自分の代わりに押してもらうように頼むわけです。

なぜ、そのような不正が可能なのかというと、 タイムレコーダーには様々な種類が販売されているのですが、特に旧式の紙に印字するタイプのタイムレコーダーを設置している場合は、不正や改ざんが比較的簡単です。

勤怠管理システムでは、 標準装備として不正防止機能がついているタイプがありますので、こういった不正を防ぐことが可能になるわけです。たとえば、タイムレコーダーの時刻を修正して打刻をした場合を想定して、時刻の修正が5分以上行われると小文字で表示されるようになるなど、一目で改ざんしたことが分かる仕様になっていたり、指紋や指静脈など生体承認タイプのタイムレコーダーを導入すれば本人以外は打刻が出来なくなります。また、ICカード対応のタイムレコーダーを導入すれば、交通機関用のプリペイドカードや携帯電話を登録するだけで代理打刻の防止が可能になります。

まとめ

キーワードと手

いかがでしょうか?

勤怠管理システムは複雑かつ多様化する就労形態に対応し、業務の効率化を図る上で必須のシステムになっています。是非、会社にあった勤怠管理システムを導入して、業務の効率化を図ってください。