飲食店はマイナンバー制度にどう対応すればいい? 経営者が知っておくべきこととマイナンバー対策

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書類

2015年10月にマイナンバーの通知がはじまり、今年(2016年1月)に入ってからは扶養控除等申告書や雇用保険の申告書へマイナンバーの記載が求められるようになるなど、マイナンバーの運用が始まりました。

しかしながら、まだまだ、実務における対策をきちんと講じている中小企業は少ないように思われます。メリットがあまり実感できないことや、ガイドラインなどで使われている用語が難解なため、つい先延ばししている方も多いのではないでしょうか?

しかし、それではいけません。とくに人の入れ替わりが激しい飲食店では、マイナンバーを扱う体制次第ではバックオフィス業務に膨大な時間が取られてしまいます。早めの対策を考えるべきです。今回は、飲食店にフォーカスしたマイナンバー対策を紹介します。

マイナンバー制度の概要

まずは簡単にですが、マイナンバー制度の概要を説明します。マイナンバー制度の目的は情報の一元化による行政サービスの効率化です。

マイナンバーは日本に住民登録があるすべての人に一つの番号として通知されます。外国人の場合は90日以上日本に滞在する場合は住民登録が義務づけられているため、飲食店においてアルバイトで採用する外国人は基本的にマイナンバーを持っていると考えてよいでしょう。

マイナンバーの利用目的は、今のところ、“社会保障”“税”“災害対策”の3つに限定されています。飲食店においても、おもに以下の書類にマイナンバーを記載する必用があります。

<参考>マイナンバーの記載が求められるおもな書類

従業員の入社・退職
  • 給与所得の源泉徴収票
  • 退職所得の源泉徴収票
  • 扶養控除等申告書 等
  • 雇用保険被保険者資格取得届/資格喪失届 等
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届/資格喪失届 ※来年から
  • 健康保険被扶養者(異動)届 ※来年から
その他(社労士や税理士への顧問料支払い、事業所の賃借料支払いなどがある場合)
  • 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
  • 不動産の使用料・譲受対価・斡旋等の支払調書

マイナンバーは、法律で決められた目的(先の3つの目的:社会保障・税・災害対策)以外で収集したり、外部へ提供したり、利用する事はできません。また、「マイナンバー法」は、従来から大企業を中心に適用されてきた「個人情報保護法」より罰則の種類が多く、法定刑も重いものとなっています。

さらに大事なことは、不正利用や漏えい事故によるダメージ・風評リスクの大きさを充分に認識しておくことです。ひとりに1つ生涯を通じて付与されるマイナンバーは、将来的には預金口座との紐付けも計画されており、いくら安全策が講じられても、マイナンバー漏えいの事実だけで社会的信頼を失い、犯罪に巻き込まれるリスクが高まります。

飲食店がマイナンバー制度について知っておくべきこと

飲食店の特徴は

  • 学生が多い
  • 入れ替わりが激しい

ことです。

2016年に入り、扶養控除等申告書や、雇用保険の届出手続に関する書類にマイナンバーの記入欄が追加されていますので、新しく従業員を雇い入れた場合に、マイナンバーを扱った方も多いと思います。

その際、マイナンバーが記載された書類を何気なく履歴書等と一緒にファイリングしていないでしょうか?マイナンバーを扱う担当者が不特定ではないでしょうか?全ての取扱い事務を社労士や税理士等に任せていれば安心でしょうか?

これらに関して以下に、飲食店において特に知っておいていただきたい点を3つ記してみます。

  1. 学生アルバイトや外国人からもマイナンバーの提供を受ける必要があります。

    マイナンバーの通知カードは住民票の住所に日本語の案内文で届きますので、親元を離れている学生や外国人からの取得に手間がかかるケースが考えられます。マイナンバーの提供を受けるには文書等で利用目的を通知する必用があります。

  2. マイナンバーは、取得・保管のみならず廃棄まで考えなければなりません。

    飲食店で従業員の入れ替わりが多いということは、マイナンバーを含む書類やデータが増えるスピードが早く、その運用体制の維持が難しいということです。

    1. マイナンバーを含む書類やデータを他と明確に区分し、
    2. それらを扱う従業員をできるだけ限定し、
    3. 不要になった書類やデータを確実に廃棄するといった体制をつくらないと、

    大量の書類やデータが残り、それが流出するリスクがどんどん高まってしまいます。

  3. 業務を外部へ委託する場合も責任は減りません。

    マイナンバーを扱う業務の外部への委託は可能ですが、監督者としての責任が発生します。したがって、やみくもに社労士や税理士等に丸投げしてしまえばよい訳ではなく、きちんと対応できる委託先を選び、これを監督する義務を負うことになります。

    これは、委託先がさらに再委託する場合も同様です。社労士が給与計算業務を給与計算会社に再委託するケースなどが考えられます。この場合は、明確にこれを許諾したうえで、社労士が給与計算会社の監督をきちんと行っていることも監督しなければなりません。

飲食店がマイナンバー制度について行う対策

マイナンバー対策に取り組むことは、組織改革にもつながります。経営トップが先陣を切って、全員が一丸となる企業風土を強化するきっかけにされるといいでしょう。具体的な施策は

 

  1. 体制・マニュアル等の整備

    マイナンバーを取り扱う従業員を限定し、取得・利用・保管・廃棄について飲食店の規模などに応じて最も効率の良い方法を検討します。クラウドサービスや社労士・税理士等へのアウトソーシングのほか、マイナンバーを扱う者の範囲や保管する対象を極力減らす方法を検討します。

  2. 従業員教育の継続的な実施

    トップが中心となって取り組み、従業員が個人情報管理の重要性を意識するようにならなければ、うっかりミスによる情報漏えいは防ぐ事ができません。従業員の高い意識を継続させるためには、全社的な業務改善として取り組んだり、外部機関が実施するセミナーや社労士などが実施する研修を受けることも効果的です。

  3. その他の安全管理措置

    マイナンバーの取扱いには、ガイドラインによって取扱規程の策定や組織的・人的・物理的・技術的安全管理措置が求められていますが、従業員が100人以下の事業者には、簡略化された「中小事業者の特例措置」が適用されます。おおむね以下の内容です。

    • 事務担当者以外の責任者を決めて、マイナンバー関連の事故発生時に、きちんと報告がされるようにする
    • 業務マニュアルにマイナンバーの取扱いを書き加えて、担当者が変わっても、きちんと引継がれるようにする
    • パソコンでマイナンバー使う場合は、ウィルス対策や利用者制限の他、覗き見をされない措置を講じる
    • 業務日誌などを使って運用の記録を徹底し、責任者は定期的に適正に運用されているかをチェックする
  4. 委託先の確認(外部委託先がある場合)

    社労士や税理士などマイナンバーを扱う業務の委託先は、その規模を問わず中小事業者の特例措置は認められません。これは他人からの委託でマイナンバーを扱う以上、厳重な安全管理措置が求められるからです。

    このような委託先がある場合には、監督者として、委託先できちんとした対応ができることを確認しなければなりません。委託先に個人情報保護委員会のガイドラインの解説とそれへの具体的な対応の説明を求めるといいでしょう。

マイナンバー対策は迅速に

すでにマイナンバー制度の運用は始まっており、対策を行わないでいると、不適切な事務慣行が横行し、マイナンバー情報が社内の至る所に散在してしまうといった事態を招きかねません。飲食店ではこれらの対策を早めに実行することが望ましいでしょう。効率的に実行可能な仕組みを適切に運用し、従業員や顧客から信頼される環境の構築が必要です。