飲食店はマイナンバー制度にどう対応すればいい？ 経営者が知っておくべきこととマイナンバー対策

＜参考＞マイナンバーの記載が求められるおもな書類

従業員の入社・退職

• 給与所得の源泉徴収票
• 退職所得の源泉徴収票
• 扶養控除等申告書 等
• 雇用保険被保険者資格取得届／資格喪失届 等
• 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届／資格喪失届 ※来年から
• 健康保険被扶養者（異動）届 ※来年から

その他（社労士や税理士への顧問料支払い、事業所の賃借料支払いなどがある場合）

• 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
• 不動産の使用料・譲受対価・斡旋等の支払調書

1. 学生アルバイトや外国人からもマイナンバーの提供を受ける必要があります。

   マイナンバーの通知カードは住民票の住所に日本語の案内文で届きますので、親元を離れている学生や外国人からの取得に手間がかかるケースが考えられます。マイナンバーの提供を受けるには文書等で利用目的を通知する必用があります。

2. マイナンバーは、取得・保管のみならず廃棄まで考えなければなりません。

   飲食店で従業員の入れ替わりが多いということは、マイナンバーを含む書類やデータが増えるスピードが早く、その運用体制の維持が難しいということです。

   1. マイナンバーを含む書類やデータを他と明確に区分し、
   2. それらを扱う従業員をできるだけ限定し、
   3. 不要になった書類やデータを確実に廃棄するといった体制をつくらないと、

   大量の書類やデータが残り、それが流出するリスクがどんどん高まってしまいます。

3. 業務を外部へ委託する場合も責任は減りません。

   マイナンバーを扱う業務の外部への委託は可能ですが、監督者としての責任が発生します。したがって、やみくもに社労士や税理士等に丸投げしてしまえばよい訳ではなく、きちんと対応できる委託先を選び、これを監督する義務を負うことになります。

   これは、委託先がさらに再委託する場合も同様です。社労士が給与計算業務を給与計算会社に再委託するケースなどが考えられます。この場合は、明確にこれを許諾したうえで、社労士が給与計算会社の監督をきちんと行っていることも監督しなければなりません。

1. 体制・マニュアル等の整備

   マイナンバーを取り扱う従業員を限定し、取得・利用・保管・廃棄について飲食店の規模などに応じて最も効率の良い方法を検討します。クラウドサービスや社労士・税理士等へのアウトソーシングのほか、マイナンバーを扱う者の範囲や保管する対象を極力減らす方法を検討します。

2. 従業員教育の継続的な実施

   トップが中心となって取り組み、従業員が個人情報管理の重要性を意識するようにならなければ、うっかりミスによる情報漏えいは防ぐ事ができません。従業員の高い意識を継続させるためには、全社的な業務改善として取り組んだり、外部機関が実施するセミナーや社労士などが実施する研修を受けることも効果的です。

3. その他の安全管理措置

   マイナンバーの取扱いには、ガイドラインによって取扱規程の策定や組織的・人的・物理的・技術的安全管理措置が求められていますが、従業員が100人以下の事業者には、簡略化された「中小事業者の特例措置」が適用されます。おおむね以下の内容です。

   • 事務担当者以外の責任者を決めて、マイナンバー関連の事故発生時に、きちんと報告がされるようにする
   • 業務マニュアルにマイナンバーの取扱いを書き加えて、担当者が変わっても、きちんと引継がれるようにする
   • パソコンでマイナンバー使う場合は、ウィルス対策や利用者制限の他、覗き見をされない措置を講じる
   • 業務日誌などを使って運用の記録を徹底し、責任者は定期的に適正に運用されているかをチェックする

4. 委託先の確認（外部委託先がある場合）

   社労士や税理士などマイナンバーを扱う業務の委託先は、その規模を問わず中小事業者の特例措置は認められません。これは他人からの委託でマイナンバーを扱う以上、厳重な安全管理措置が求められるからです。

   このような委託先がある場合には、監督者として、委託先できちんとした対応ができることを確認しなければなりません。委託先に個人情報保護委員会のガイドラインの解説とそれへの具体的な対応の説明を求めるといいでしょう。