飲食店での経理業務効率化はどうすればいい? 〜外注の上手な活用方法〜

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パソコンと電卓を捜査する手

飲食店経営において経理業務を自社で運営している場合、決算書の元となる帳簿付けなどに時間をかけてしまい、お店の本業に支障が出るケースは少なくありません。
そのような経理業務を効率化する方法には『外注』という選択肢があります。これは、社内の経理業務を切り出して専門的な知識や実務経験のある外部業者に依頼する方法で、決算書や申告書の作成のみならず、日々の仕訳処理や毎月の試算表の作成、さらには支払業務や請求書の作成、給与計算などの経理業務全般を外部へ委託することができます。
今回は、税理士の目線から経理業務の上手な活用方法をご紹介します!

外注のメリット・デメリット

経理業務を外注することで得られるメリット・デメリットを見てみましょう。

メリット

  • 専門知識を要する人材を雇うコストがかからない
  • 従業員に専門知識を習得させる必要がない
  • 従業員に長年任せた場合に起こりうる横領などの不正を防ぐことができる
  • 従業員の退職による業務停滞などのリスクがない

専門知識を持った人材を雇うにも、従業員に習得させるにもそれなりのコストがかかります。うまく外注を利用すると、コストが抑えられるケースが多いです。また、特に個人経営の店舗では特定の従業員に業務を一任することも多く、その結果不正が行われてしまったというケースもあります。飲食店での不正行為は少なくなく、このリスクを回避するために経理業務を専門業者へ委託し、経営者やスタッフは本業へ専念するという店舗は数多くあります。

経理業務の外注には費用や時間的なメリットがありますが、逆に外注することで失うものはないのでしょうか。

実は、経理業務の外注には以下のような側面もあります。

デメリット

  • 社内に経理ノウハウが蓄積されない
  • 急な出金処理などの緊急依頼に即時対応してもらえない場合がある
  • 店舗数拡大に伴い外注コストの方が高くなる場合がある

代表的なものは1点目に挙げた「社内に経理ノウハウが蓄積されない」という点です。経理周りの業務をすべて切り出し外部に任せてしまうと、自社の業績や財務状況を深く理解できる従業員がなかなか社内に育たない環境になります。数字のわかる人材が社長のそばにいないため、常に財務状況を外注先に問い合せ、回答を受けることで社内の状況を知ることになりますが、これには時間がかかるケースがあります。

しかし、お店に資金的な余裕がない中で、本業に力を入れず経理人材にお金をかけていては本末転倒です。創業間もない段階のお店や大規模志向でない個店経営における経理業務の全体的な外注は特に違和感のない姿です。このようなケースでは外注先の対応に時間がかかることも想定しにくいので、お店の経理関係の業務は外部業者に全面的にお任せをし、経営者やスタッフは本業に注力するべきではないでしょうか。

経営規模に応じた外注の判断

会社の状況に応じた外注の判断とはどのようにすべきでしょうか。判断基準の一例として個店経営と多店舗経営で分類し、それぞれの具体例をご紹介します。

個店経営の場合

まず、個人で運営しているような個店経営の場合は、経理の元となる資料の準備を自社で行い、試算表や決算関係書類の作成に関しては外注することが合理的です。個店経営の場合収支や現金の管理がさほど複雑でないため、経理人材を雇用・育成するよりも外注したほうがはるかにコスト的にメリットを得ることができます。
また、会計や税務の知識をもって経営判断すべき事象がさほど多くないことから、外注先の対応が遅延することがなく、経営のスピードを損なわずに店舗を運営することができます。

個店経営の具体例

都内で一店舗を経営しているある飲食店では、日々の現金出納帳や取引先に対する債権債務の管理は自社の従業員が行い、毎月の試算表、決算関係書類の作成を税理士に依頼している。会計帳表の読み方でわからないことがあった場合などはその都度顧問税理士に問い合わせることにしている。取引量はさほど多くなく複雑なものもあまりないため、外注先の対応が遅延することは特にない。

多店舗経営の場合

一方で、多店舗を経営しているような大規模な会社の場合は、取引先が多く日々の取引が複雑になることが多いので、ある程度の経理資料を自社で作れないと外注先の対応が遅くなってしまったり、担当者が増員されたりと、外注費用がかさんでしまうことがあります。そのため、自社で経理人材を雇い知識や経験を習得させ、外注先に依頼する業務を極力減らした方が費用の面でメリットが得られることがあります。また、経営をする上でも、専門的な知識がある人材が経営者のそばにいることで、経営判断のスピードを損なわず日々の取引や店舗運営を実施できます。

多店舗経営の具体例

全国で多店舗経営しているある飲食業の会社では、社内に経理部を配置し日々の会計帳表まで自社で作成、内容のチェックを毎月顧問税理士に依頼している。決算時においては年度を通した試算表の作成まで自社で行い、決算関係書類の作成を顧問税理士に任せている。毎月専門家からチェックを受けることで社内の経理人材の育成にもつながっている。

以上のように、自社の規模に応じて外注業務の選定をしていくことが店舗運営を効率化するための一つのカギとなります。

外注先を選ぶときの注意点

外注先をうまく利用していくには、外注業者をしっかりと選定する必要があります。外注先の選定の際には以下のような点に留意する必要があります。

  • 経理人材を雇うことにより発生するコストよりも安い報酬で依頼できるか
  • 資格者等の専門家を有しており、自社の属する業界のサポート実績があるか
  • 担当者が頻繁に変更することで素早いサポートが受けられないことはないか
  • 経験の浅い人材のみが担当になるような傾向はないか

例えば、外注先の人の入れ替えが激しく、担当者が頻繁に変更されることがあると、お店の状況を何度も1から説明することに時間がかかり、業務に支障が出てしまいます。また、人の入れ替わりが激しい業者は経験の浅い人を雇って補う場合も多く、このような状態になると適切なアドバイスを受けることが難しくなります。

これらの留意点の中には事前に正確な情報が得られないケースもありますが、依頼後に本来求めていたレベルに達していないことが発覚した場合や要望を出しても一向に改善されないような場合は外注先の変更を検討するべきでしょう。
業者を変更するにあたっては契約で「意思表示後、●ヶ月間は解約できない」などの縛りがあるケースがありますので、少なくとも契約内容はしっかりと事前に確認しておきましょう。

まとめ

経理業務を効率化するにあたっては、自社の規模や状況、外注先の特性などをしっかりと把握したうえで専門家を活用することが重要なポイントとなります。
ぜひ今回ご紹介した点を参考に、自社の経営状況やコストの見直し、経理業務の外注先や外注する具体的な業務の選定をしてみてください。そして、更なる業務効率化をはかり、店舗経営に注力していってもらいたいと思っております。