不採用者も将来の見込み客!店舗の印象を悪くしない断り方とは?

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不採用判決をする採用担当者と応募者

これをお読み飲食店の店長や経営者の方は、多くの求人を行ってきたのではないでしょうか。残念ながら飲食業は正社員もアルバイトも離職率が高いことが一般的ですから、補充のための求人も頻繁に行うことになります。その時に面接に関しては、こちらの態度にも配慮をしている人も多いかもしれませんが、不採用にした人への断り方はどうしていますか?あまり考えずに連絡している、という人も多いのではないでしょうか。

しかしそれは長い目で見ると店舗にとって得策とはいえません。不採用はやむを得ないとしても、それによって店舗への悪印象を持たれることは色々な点でマイナスです。

そこでここでは、求人応募者で不採用になった人への悪い印象を持たれない断り方をご紹介します。

不採用の断り方に気を配る理由

不採用の人を大事にするイメージ

不採用時の断り方に注意したほうがいい、配慮したほうがいいというのは、以下のような理由があるからです。

将来的な顧客の候補だから

まず1番わかりやすいのは、不採用にした人も広いと長い目で見れば、顧客の候補です。悪い印象を持たず、よい印象を持ってくれれば、今度はお客様として来てくれるかもしれません。あるいは、もしかしたらほかの飲食店ではない会社に就職をして、そこで宴会の幹事をするかもしれません。そのような将来の見込み客を失わないことが、断り方に気を配る第1の理由です。

悪い口コミの源泉にならせないため

悪印象を持たれると、今はネットの時代で個人がいくらでも情報の発信源になります。したがって、悪意を持って悪い口コミを、面接だけではなく場合によっては料理についてまで、あることないこと流してしまわれる危険性があります。それによって集客に悪い影響が出るかもしれません。さらに悪いことにその発信源は特定できないのです。そのようなリスクを避けるためにも気を配る必要があります。

ほかの応募者への悪い口コミが流れないようにするため

学生のアルバイトの求人だった場合、悪印象を持たれると学校などで周囲に言ってしまうことがあります。そうすると、そういう店だという評価が定着してしまい、再度求人をしなければならなくなった時に、その学校からは応募がほぼ来ない、ということになってしまう可能性があるのです。そしてそのようなウワサは、当事者が卒業した後もまことしやかに流れるものですから、大きな求人の票田を失うことになります。

両親、知り合いの見込み客を失わないため

応募者には両親や、知り合いも多数います。その人たちに悪い情報が流れると、その人たちも見込み者ではなくなってしまいます。

現メンバーの紹介の場合はさらに配慮が必要

応募者が現メンバーからの紹介の場合は、不合格にしたことでその紹介元の人間のメンツまで傷つけてしまう可能性もあります。それは少なからず就業意欲を減退させ、最悪はそれが理由で辞めてしまうということもあり得ます。ですから応募者だけではなく、その周囲にも気配りが必要なのです。

不採用の連絡時の注意点

不採用の判断シーン

では、実際に不採用だった場合、どのように本人に連絡をすればよいのでしょうか。

まず第1に「連絡しない」という選択肢があります。これが正社員の求人ならば、社会常識的に不合格の場合も連絡をするのが当然です。しかしアルバイトの場合、不採用の場合に連絡をしない、ということも慣例上は存在しています。人によっては、不採用の連絡など受けたくない、としてそれをむしろ求めている場合もありますが、その時でも、求人票の中や面接時の最後に、「今日から3日以内に連絡が無ければ不採用だと思ってください」と伝えておく必要があります。

ただし、慣例上は存在しているとはいえ、1つの店や1個の企業の姿勢としては、不採用の場合でも誠実に連絡をする方がトータルで見ればよいでしょう。

不採用の連絡時のポイント

不採用の連絡をする場合には、以下のことがポイントになります。

  • 基本的には不採用の通知もしましょう。電話の場合はつながるまでかけ続ける。それでもダメならメールをする。それでも連絡がつかない場合は郵送で伝える、などすべての方法をとりましょう。
  • 伝える口調、伝える文章は、相手が仮に高校生であっても、丁寧にします。なぜなら、その人は将来のお客様かもしれないからです。
  • 原則的に結果だけを伝えます。ここが問題だから不採用にした、もっと頑張らないとダメ、などというダメ出しはNGです。
  • 仮に理由を言う場合、「応募者多数のため」というような無難なものにしておきます。つい電話などで、こちらが優しい性格の場合に「本当は一緒に働きたかったけれど」などと言ってしまう店長もいますが、余計な言葉で、逆にトラブルの元となります。
  • 不合格は不合格と明確に伝えましょう。今は空きがないから、できたら声をかける、などのあいまいな伝え方はNGです。
  • 連絡方法は、電話、メール、手紙郵送の3択です。決して、LINE、メッセンジャー、SMS(スマホのショートメール)では送らないようにしましょう。
  • 連絡の仕方とは別ですが、求人票などに不採用時の履歴書の扱いを明記しておきましょう。個人情報の問題もありますので返却するところも多いですが、手間であれば「不採用時には責任を持って廃棄する」と明記しておけば問題ありません。

不採用の連絡をメールおこなう場合

不採用通知のメールイメージ

具体的にどのような文面や内容で伝えればいいのでしょうか。まずはメールで断る際のひな形をご紹介します。

[件名]:選考結果のご連絡

[本文]:

●●様(応募者名)

株式会社▲▲(会社名または店舗名)採用担当の鈴木太郎(採用担当者名股は店長名)と申します。

先日は、面接にご来社(ご来店)いただきありがとうございました。その後、採用基準に基づき厳正な選考をさせていただきました結果、誠に残念でございますが、今回の採用はお見送りさせていただく結果となりましたことを、お伝えさせていただきます。

履歴書は求人票に書きました通り、責任をもって廃棄いたします。

なお、今回の求人につきましては、多くの方からご応募いただき、選考に大変苦慮いたしました結果であることを申し添えます。

末筆ながら、貴殿のご健康ならびに今後のご活躍をお祈り申し上げます。

不採用の連絡を電話でおこなう場合

不採用通知を電話でおこなう人

次に、電話で断る際の話法をご紹介します。

応募者:「はい、●●です」

担当者:「お世話になります、株式会社◯◯(居酒屋××)の採用担当(店長)、△△と申します。◯◯様でいらっしゃいますでしょうか?」

応募者:「はい、そうです。」

担当者:「先日はアルバイト求人について、ご来社(来店)いただきありがとうございました。選考の結果をご連絡させていただきます。」

応募者:「はい。」

担当者:「厳正に選考させていただきました結果、誠に残念ではございますが、今回は不採用という結果になりました。」

応募者:「そうなんですか…わかりました。」

担当者:「大変恐縮ですが、今回採用予定の方はどなたも優秀でしたが、応募いただいた方が多数だったため、このような結果になりました。もし次回募集の機会がありましたら、ぜひまたご応募いただければと思いますので、よろしくお願いいたします。」

応募者:「はい。」

担当者:「それと、お送りいただきました履歴書は、求人票に記載の通り当方で責任を持って廃棄させていただきますので、ご了承下さい。」

応募者:「わかりました。」

担当者:「それでは、失礼いたします。」

まとめ

不採用の対応をする経営者

いかがでしょうか。

たくさんの応募があって、不採用の人が多数いるような場合、連絡を取ることは非常に時間と手間がかかることかもしれません。しかし店舗にとって、広い意味でアンチを作らないという営業活動、販促活動の一環だと考えましょう。何をおいても丁寧に連絡をすることが重要なのです。