複数店舗経営の業務をPOSレジで効率化する データを一元化して経営に活かす方法

最終更新日: 2016/09/30
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PCとiPadを操作して経営戦略を練るイメージ

POSレジとは?飲食店が導入すべき5つのメリット」ではPOSレジの概要、そして導入するべき理由について説明しました。今回はそのうちのひとつ、「多店舗経営」について詳しくみていきます。具体的には、POSレジを導入したら既存のレジスターと比較してどれだけ複数の店舗を管理することが楽になるのか?POSシステムを多店舗経営にどう活かすのか?にフォーカスします。

多店舗経営の悩みやリスクとは

多店舗経営をすると当然のことながら経費はかさみます。賃料や光熱費はもちろんのこと、各店舗に必要な人材を確保することにも手間と時間がかかることでしょう。スタッフが増えることにより労働保険などの事務手続きはより煩雑化して経営者の負担も増える一方です。

経営者一人で各店舗を見て廻るには限界がありますので、信頼できる店舗責任者を置くことになります。その分の人件費や手当は他のスタッフよりは大きい額となりますし、任命する人によっては経営者と意思疎通がうまくいかずトラブルが起こるケースもあります。 経営者は経営自体がかなり複雑となっていますので、きちんとした指示も出せぬまま各店舗が混乱をし、売上が落ち、結果として赤字になるという話もよく聞く話です。

また、よくチェーン展開で陥りがちなのが、「本店と味が違う」といったお客様の声が経営者まで届かずに客足が遠のいていくというようなケースです。 店舗によって味が違ってしまうことは致し方ないにせよ、お客様の「声なき声」を全くくみ取ることができなくなってしまうのは危険です。

経営者は各店舗の日々の売上や経費くらいは毎日確認しているでしょう。 しかしどのような客層なのか、どういったメニューが好まれているのかなどの詳細を把握しきれていないことで、多くの不具合を起こしていく可能性があります。

POSレジによる複数店舗の業務効率化

POSレジ最大のメリットは販売実績データを即座に収集してくれたり、レジ閉めの作業を自動でしてくれたりすることでした。このメリットは多店舗経営にも当然あてはまります。一般的に、それぞれの店舗の売上を把握するのは難しく、閉店したあとにスタッフがその日の販売実績をメールや集計表をFAXで本部に送っていました。しかしPOSレジを使用することで、1日の販売実績がレジ閉めをするときに自動で送られるようになり、業務負担が減ることになります。

在庫管理にも同じことがいえます。いままではそれぞれの店舗の在庫状況の把握には現場にいて実際に計測し確認する必要がありました。しかしPOSレジを使えば、在庫情報もリアルタイムで集計されているので、店舗にいなくても把握できるようになります。データの集計と送信の自動化によって作業を大幅に効率化することができますし店舗の業務負担も軽減されます。

POSを多店舗経営に活かす

店舗管理が楽になることは述べましたが、活用法はそれだけではありません。実際に経営に活かす方法をいくつか紹介します。

各店舗に合わせたメニュー

各店舗の立地、客層によってメニュー構成は大きく変わります。 本店で一番人気だったメニューが全くでなくなるということもよくあることです。 店舗責任者がすかさず察知しておすすめメニューの切り替え、ポップの変更などをしていかなければなりません。

しかし、細かいデータがないまま店舗管理者の感覚だけの意見を経営者に伝えても、経営者の方が知識も経験もある場合は聞く耳を持ってもらえないということもあり得ます。 店舗責任者の感覚だけに頼るのも、経営者の手腕だけに頼るのも長期安定した経営を目指すには不安が残ります。

そんなときにPOSレジのデータは非常に役に立ちます。 どのメニューがどの客層に受けているのか、どの時間にどういったメニューが一番好まれているのかなどがデータ集計で見えてきます。 そのデータに基づき、おすすめメニューを変更したり、セールメニューを打ち出したりすることができるでしょう。

価格設定

季節に合わせたり、月一でおすすめメニューを変更したりする場合に、各店舗でレジの金額変更、登録などを行っていると、店舗側に多大な負担がかかります。 その他にも新しいメニューを導入するにあたって、各店舗に配布するマニュアル作り、メニューの作り替え、ポップの張り替えなど、通常の業務にプラスしてさまざまな負担が経営者側にも店舗側にも課されます。

その負担を一部担ってくれるのがPOSレジです。レジの登録などを全店舗一括で変更してくれるのでメニューの名称や価格を一つ一つ入力する手間が省けます。 特別プランのコースメニューや限定商品なども簡単に登録することができます。 忘年会、新年会などが続く時期にはとてもありがたいだけではなく、繁忙期こそ発生しやすい会計ミスを減らすことにも繋がるでしょう。

使用データ項目の統一

新店舗オープンにあたって既存店舗からヘルプでスタッフを呼び、その間に新店舗のスタッフを育てるケースは多いでしょう。そのような状況でも、お客様に対してのサービスを怠るわけにはいきませんのでオープン時は大変です。

同様に新規スタッフの不慣れさからオープンしてしばらくは会計ミスも多いものです。 会計ミスはお客様からの苦情にも繋がり、店への不信感を生んでしまうこともあります。 POSレジがあれば、細かいメニューや価格をそれほどはっきりと覚えなくても、レジ操作だけを覚えてしまえば会計もスムーズにできます。

スタッフのシフト調整

POSレジは細かくお客様情報を収集することができます。 オーダーを取った時間、滞在時間、会計時間などもわかりますし、使えば使うだけ多種多様なお客様データを集めることが可能です。 曜日ごと時間ごとでお客様の流れがつかめると、店舗管理者はスタッフのシフトが組みやすくなります。また、他店の情報も確認できるので、ヘルプの行き来もスムーズです。

新規のスタッフを雇う際にもPOSレジのデータは非常に有効です。ランチタイムの補強にショートタイムで働くスタッフを数名雇い、ロングタイムのスタッフにはアイドルタイムを一人で回してもらう、というようなシフト組みも可能なため、人件費の削減にも役立ちます。

近隣店舗への集客

POSレジは自店のデータのみならず、他店のデータも一括で確認することができます。もし自店で満席となってしまっても、近隣の他店がまだ空いているときはそちらへの誘導も可能です。機会損失は店舗管理者も経営者にとってもできるだけ減らしたいですよね。

「ただ今満席となっておりますが、○○店の席が空いております。いかがしますか?」の一言があれば、たとえ今回はお帰りになったとしても「そこまでしてくれるなんて」という感動を生み出すことになります。そしてその感動は再来店に繋がることでしょう。

POSレジの導入によってこういった機会損失を防ぐことができ、リピーターの増加にもつながるでしょう。

情報の共有

チェーン展開をしている店でメニューが同じだったとしても、混み合う曜日や時間帯は微妙に異なることが多いはずです。もしそのような店の間で人事異動をする場合にも役に立つのがPOSレジです。

移動先店舗の細かい来店データなどを見ることができるため、異動になる前からデータをしっかりと頭にいれておけば、異動先の店舗の管理もスムーズにいくでしょう。 また店舗管理者経験のない人が店舗管理をすることになっても、あらかじめシュミレーションしておくことにより無駄を防ぐことが可能になるでしょう。

どこからでもデータの管理・活用ができる

使用しているPOSレジによってはWEB上でデータを見ることができますが、使いにくかったり操作法が煩雑だったりします。スピーディに数字を把握して思索につなげるには視覚的にわかりやすいことが大事です。iPadなどのタブレットレジはiPhoneと同期すればどこでも売上が確認できますし、グラフもわかりやすくなっています。

ユビレジの共有会計機能は複数の売上を一括して確認することが可能です。さらにSalesforceと連携することで,条件設定すればオリジナルレポートとKPIやグラフが表示されるダッシュボードが作成できる機能もあります。ただし、既に多店舗を展開している場合、高額のPOSレジを導入するのはコスト面からみると非常に負担になります。その場合、複数店舗でも低コストのタブレットレジを考えてみてはいかがでしょうか?